إدارة البرامج - الحفاظ على درعك مصقولاً

المحتوى المترجم من جوجل. الدقة غير مضمونة

المرحلة 7: إدارة البرنامج

الحفاظ على درعك مصقولًا

 تهانينا! لقد أكملت المراحل الأساسية الستة لمنهجية تخطيط الاتصالات في حالات الأزمات. وبحلول هذا الوقت، قمت بوضع خطة شاملة للاتصالات في حالات الأزمات، واختبار فعاليتها، وتدريب فريقك على السيناريوهات الواقعية.

ومع ذلك، فإن رحلتنا لا تنتهي هنا. يستكشف هذا الفصل المرحلة 7: إدارة برنامج الاتصالات في حالات الأزمات، مع التأكيد على أهمية إبقاء خطتك محدثة وقابلة للتكيف في بيئة ديناميكية.

ما هو برنامج إدارة الاتصالات في حالات الأزمات بالضبط؟

تشير إدارة برنامج الاتصال في حالات الأزمات إلى عملية الصيانة المستمرة . وهذا يتضمن جدولة المراجعات المنتظمة لضمان بقاء الخطة ذات صلة بالتهديدات الحالية وأفضل ممارسات الاتصال.

كما يتضمن ذلك تحديث الخطة بناءً على هذه المراجعات، مثل دمج التقنيات الجديدة أو مراجعة استراتيجيات الاتصال. تعد جلسات التدريب المنتظمة لفريق الاتصال في حالات الأزمات وطلب ملاحظاتهم جوانب مهمة لإدارة البرنامج، مما يضمن أن يكون الجميع على دراية بالخطة ويمكنهم تنفيذها بشكل فعال أثناء الأزمة.

لماذا تعتبر إدارة برنامج CC مهمة؟

إن الأزمات قد تتطور بسرعة، كما أن مشهد الاتصالات يتغير باستمرار. وتظهر تقنيات جديدة،  وتتغير منصات الإعلام، وقد تتطور توقعات الجمهور فيما يتعلق بالاتصالات أثناء الأزمات. ولضمان استمرار فعالية خطتك، فإن الصيانة المستمرة ضرورية. وإليك السبب:

• الحفاظ على الصلة بالموضوع. تضمن المراجعة والتحديثات المنتظمة أن تعكس خطتك التهديدات الحالية وأفضل ممارسات الاتصال وتوقعات أصحاب المصلحة.
• التكيف مع التغيير. قد تتطلب التقنيات الجديدة ومنصات الوسائط واللوائح القانونية تعديلات على استراتيجيات الاتصال الخاصة بك.
• ضمان إلمام الفريق بالخطة:  تساعد جلسات المراجعة المنتظمة في تعريف فريقك بالخطة، مما يضمن قدرتهم على تنفيذها بفعالية أثناء الأزمات.

عملية إدارة برنامج CC

تتضمن صيانة خطة الاتصال في حالات الأزمات مراجعة مستمرة وتحديثًا ودورة تدريبية . وفيما يلي تفصيل لهذه العملية:

• قم بجدولة المراجعات الدورية.  خطط لمراجعة خطة الاتصال في حالات الأزمات سنويًا على الأقل. واعتمادًا على صناعتك أو ملف المخاطر الخاص بك، قد تكون المراجعات المتكررة ضرورية.
• راقب المشهد الاتصالي.  ابق على اطلاع على اتجاهات الاتصال الناشئة، والتقنيات الجديدة، وتوقعات الجمهور المتطورة فيما يتعلق بالاتصال في أوقات الأزمات.
• قم بمراجعة سيناريوهات الأزمات والمخاطر. قم بإعادة تقييم سيناريوهات الأزمات المحتملة التي حددتها في المرحلة 2. هل هناك أي تغييرات في مؤسستك أو البيئة الخارجية قد تؤدي إلى تغيير ملف المخاطر الخاص بك؟
• قم بتحديث خطتك.  بناءً على نتائج المراجعة، قم بتحديث خطتك وفقًا لذلك. قد يتضمن هذا مراجعة استراتيجيات الاتصال، أو دمج التقنيات الجديدة، أو تحديث معلومات الاتصال لأصحاب المصلحة الرئيسيين.
• إجراء تدريب تنشيطي. قم بجدولة جلسات تدريبية منتظمة لتعريف فريق الاتصال في حالات الأزمات بالخطة المحدثة ومعالجة أي فجوات معرفية تم تحديدها أثناء الاختبار أو الأحداث في العالم الحقيقي.

التكامل مع فريق CC

يلعب فريق الاتصال في حالات الأزمات دورًا حيويًا في الحفاظ على الخطة. وفيما يلي بعض الطرق لدمجهم في عملية الصيانة:

• شجع الفريق على إبداء ملاحظاته. اطلب ملاحظات من فريق الاتصال في حالات الأزمات حول مدى قابلية استخدام الخطة وفعاليتها.
• تعيين الملكية.  فكر في تعيين أقسام محددة من الخطة لأعضاء الفريق وتحميلهم  المسؤولية عن مراقبة التحديثات في المجالات المخصصة لهم.
• استفد من خبرة الفريق. استخدم خبرة أعضاء فريقك لتحديد التحسينات المحتملة وأفضل الممارسات بناءً على خبرتهم.

إن تعزيز ثقافة التحسين المستمر والتعاون داخل فريق الاتصال في حالات الأزمات الخاص بك يمكن أن يضمن أن خطتك تظل أداة ديناميكية وفعالة.

إن تخطيط الاتصالات في حالات الأزمات عملية مستمرة، وليس حدثًا لمرة واحدة. باتباع الخطوات الموضحة في هذا الفصل للمرحلة 7: إدارة برنامج الاتصالات في حالات الأزمات، يمكنك ضمان أن خطتك تظل حديثة وقابلة للتكيف وعملية في أي أزمة.

تذكر أن خطة الاتصال في حالات الأزمات التي يتم صيانتها جيدًا تعد أحد الأصول القيمة التي يمكنها حماية سمعة مؤسستك وتقليل الأضرار أثناء الأحداث غير المتوقعة.

تلخيص ...

 

إن التخطيط للاتصالات أثناء الأزمات عبارة عن دورة مستمرة، وليس حلاً لمرة واحدة. وقد أكد هذا الفصل، الذي يركز على المرحلة 7: إدارة برنامج الاتصالات أثناء الأزمات، على أهمية إبقاء خطتك المصممة بعناية محدثة وقابلة للتكيف.

تضمن المراجعات المنتظمة أن تعكس خطتك مشهد الاتصالات المتغير باستمرار وتوقعات أصحاب المصلحة المتطورة. من خلال دمج فريق اتصالات الأزمات في عملية الصيانة، فإنك تعزز ثقافة التحسين المستمر، والاستفادة من خبرتهم لصقل خطتك ومعالجة أي فجوات معرفية.

تذكر أن خطة الاتصال في حالات الأزمات التي يتم صيانتها جيدًا هي درع مؤسستك ضد الأحداث غير المتوقعة. باتباع المراحل السبع الموضحة في هذا الكتاب، تكون قد زودت مؤسستك بالأدوات والمعرفة اللازمة للتعامل مع أي أزمة بوضوح وشفافية والخروج منها في النهاية أقوى..

مزيد من المعلومات حول CC-5000 [CC-5] أو CC-300 [CC-3]

دورة CC-300 Crisis Communication Implementer [CC-3] ودورة CC-5 أو CC-5000 Crisis Communication Expert Implementer [CC-5]

	إذا كان لديك أي أسئلة، انقر هنا للتواصل معنا.