[CC][PM][P5] تطوير خطة CC - وضع استراتيجيتك موضع التنفيذ

يتضمن تطوير خطة الاتصال في حالات الأزمات ترجمة استراتيجية الاتصال في حالات الأزمات إلى خطة مفصلة وقابلة للتنفيذ.

تحدد هذه الخطة خطوات اتصال محددة لسيناريوهات الأزمات المختلفة، وتحدد المسؤوليات، وتحدد  قنوات الاتصال لكل فئة مستهدفة. وتضمن استجابة منسقة وفعالة أثناء الأزمة، مما يقلل من الارتباك ويعظم تأثير جهود الاتصال الخاصة بك.

من استراتيجية تغير المناخ إلى خطة العمل

بناءً على الأساس الذي تم وضعه في المرحلة الرابعة، نقوم الآن بتحويل استراتيجية الاتصال في حالات الأزمات إلى خطة عمل عملية. سترشدك هذه الخطة أثناء الأزمات، وتضمن استجابة اتصال منسقة وفعالة. فيما يلي ما يجب أن تتضمنه خطتك:

• سيناريوهات الأزمة ومعايير التنشيط.  قم بإدراج كل سيناريو محتمل للأزمة تم تحديده في المرحلة 2. حدد معايير تنشيط واضحة تؤدي إلى إطلاق خطة الاتصال لكل سيناريو. على سبيل المثال، قد تتضمن معايير التنشيط لاختراق البيانات تجاوز حد معين من البيانات المخترقة.

• مسؤوليات الاتصال.  تحديد أدوار ومسؤوليات الاتصال بشكل واضح لكل سيناريو أزمة. ويشمل ذلك تعيين المتحدثين باسم الاتصالات الداخلية والخارجية وتحديد  الفرق المسؤولة عن صياغة الرسائل ونشرها.

• قنوات الاتصال والرسائل.  حدد قنوات الاتصال المحددة التي ستستخدمها لكل فئة مستهدفة أثناء سيناريوهات الأزمات المختلفة. اربط هذه القنوات بالرسائل الرئيسية التي طورتها في المرحلة 4، مع ضمان التواصل المستهدف لكل مجموعة.

• الجدول الزمني للتواصل:  قم بإعداد جدول زمني للتواصل مع كل سيناريو أزمة. يجب أن يحدد هذا الجدول الزمني الإطار الزمني لإصدار البيانات الأولية والتحديثات اللاحقة ورسائل التعافي.

• تخصيص الموارد.  حدد الموارد المطلوبة لتنفيذ خطة الاتصال الخاصة بك لكل سيناريو. قد يشمل ذلك تخصيص الميزانية للمؤتمرات الصحفية أو تعيين موظفين إضافيين لإدارة الاتصالات عبر وسائل التواصل الاجتماعي.

• عملية الموافقة. إنشاء عملية موافقة واضحة لجميع مواد الاتصال في حالات الأزمات، مثل البيانات الصحفية ومنشورات وسائل التواصل الاجتماعي. وهذا يضمن الاتساق مع مبادئ الرسائل الأساسية ويقلل من خطر نشر معلومات غير دقيقة أو مضللة.

تطوير القوالب والمبادئ التوجيهية

فكر في تطوير نماذج مُعدة مسبقًا وإرشادات اتصال لتسهيل الاستجابة السريعة والفعّالة. وفيما يلي بعض الأمثلة:

• قوالب البيانات الصحفية. قم بإنشاء قوالب بيانات صحفية مُهيأة مسبقًا يمكن تعديلها بسهولة لتتلاءم مع سيناريوهات الأزمات.
• المبادئ التوجيهية لوسائل التواصل الاجتماعي.  تطوير مبادئ توجيهية للتواصل عبر وسائل التواصل الاجتماعي تحدد أفضل الممارسات للتواصل في حالات الأزمات على منصات مختلفة.
• قوالب الاتصالات الداخلية.  قم بإنشاء قوالب لرسائل الاتصالات الداخلية للموظفين، مثل رسائل البريد الإلكتروني على مستوى الشركة أو الإعلانات الداخلية على الموقع الإلكتروني.

باستخدام هذه القوالب والمبادئ التوجيهية، يمكن لفريقك توفير وقت ثمين أثناء الأزمات وضمان اتساق الرسائل عبر جميع قنوات الاتصال.

إن خطة الاتصالات في حالات الأزمات التي تم إعدادها بشكل جيد تمكن مؤسستك من الاستجابة بسرعة وفعالية لأي سيناريو أزمة. وقد زودك هذا الفصل بالأدوات اللازمة لترجمة استراتيجية الاتصالات في حالات الأزمات إلى خطة عمل مفصلة، ​​مما يضمن استجابة اتصالات منسقة وفعالة. ومن خلال تحديد خطوات الاتصال المحددة، وتعيين الأدوار الواضحة، وتطوير القوالب، تكون قد أنشأت خريطة طريق للتعامل مع أي أزمة بوضوح وتحكم.

بعد أن قمت بوضع استراتيجية الاتصال في حالات الأزمات في المرحلة الرابعة، ركز هذا الفصل على المرحلة الخامسة: تطوير خطة الاتصال في حالات الأزمات.

وهنا، سنرشدك خلال ترجمة هذه الاستراتيجية إلى خطة عمل عملية - وهي خارطة الطريق الخاصة بك للتعامل مع أي أزمة محتملة.

تضمن هذه الخطة استجابة اتصال منسقة وفعالة من خلال ربط سيناريوهات الأزمة التي حددتها بإجراءات اتصال محددة.  لقد حددت معايير التنشيط لكل سيناريو ، وخصصت أدوار اتصال واضحة، وحددت قنوات الاتصال والرسائل المخصصة لكل فئة مستهدفة. كما يضمن الجدول الزمني للاتصالات وخطة تخصيص الموارد استجابة سلسة.

من خلال دمج القوالب المعدة مسبقًا وإرشادات الاتصال، يمكن لفريقك الاستجابة بسرعة وبشكل متسق أثناء الأزمة. من خلال خطة العمل الشاملة هذه، تكون قد وضعت الأساس للمرحلة الحاسمة التالية: اختبار وتدريب CC (المرحلة 6).

سوف يرشدك هذا الفصل خلال محاكاة السيناريوهات الواقعية لتحديد مجالات التحسين وضمان استعداد فريقك بالكامل لتنفيذ الخطة بشكل فعال أثناء الأزمات.