مخطط مراحل الاتصال في حالات الأزمات
منهجية تخطيط الاتصالات في حالات الأزمات
تسلط "المراحل السبع لمنهجية تخطيط الاتصالات في أوقات الأزمات" الضوء على نهج منظم لإعداد مؤسستك للأزمات المحتملة.
تركز المراحل الثلاث الأولى على إرساء الأساس. ستقوم بتأسيس فريق للمشروع، وتقييم سيناريوهات الأزمات المحتملة، وتحليل تأثيرها على عملك. يساعد هذا في تحديد أولويات التهديدات وتحديد المجالات التي تكون فيها مؤسستك أكثر عرضة للخطر.
تتضمن المرحلتان الرابعة والخامسة صياغة استراتيجية الاستجابة الخاصة بك. ستحدد أهداف اتصال واضحة، وتضع رسائل رئيسية، وتحدد إجراءات محددة لمواقف مختلفة. يتضمن هذا تعيين المتحدثين، واختيار قنوات الاتصال، وتطوير بروتوكول اتخاذ القرار.
تضمن المرحلتان الأخيرتان أن تظل خطتك فعالة. ستختبرها من خلال المحاكاة وتدرب فريقك. أخيرًا، ستنشئ برنامجًا للصيانة المستمرة، ومراقبة المشهد الإعلامي وتحديث الخطة حسب الحاجة. تساعد هذه المنهجية الشاملة المنظمات على التعامل مع الأزمات بنهج دقيق ومدروس.
يوضح هذا المخطط التفصيلي المراحل السبع لتنفيذ اتصالات الأزمات من خلال نهج منظم.
المرحلة 1: إدارة المشروع
- تحديد نطاق المشروع وأهدافه للتخطيط لاتصالات الأزمات.
- إنشاء جدول زمني للمشروع مع المعالم الرئيسية.
- تشكيل فريق متخصص للتخطيط للاتصالات في حالات الأزمات مع تحديد الأدوار والمسؤوليات.
- تحديد تخصيص الموارد لعملية التخطيط.
المرحلة الثانية: تقييم مخاطر سيناريو الأزمة
- حدد سيناريوهات الأزمات المحتملة ذات الصلة بمنظمتك (على سبيل المثال، مشكلات سلامة المنتج، وانتهاكات البيانات، والكوارث الطبيعية).
- تحليل احتمالية وتأثير كل سيناريو أزمة.
- إعداد مصفوفة المخاطر لتحديد أولويات سيناريوهات الأزمات بناءً على شدتها واحتمالية حدوثها.
المرحلة 3: تحليل تأثير الأعمال (المتعلق بـCC)
- قم بتقييم العواقب المحتملة لكل سيناريو أزمة على جوانب مختلفة من عملك (على سبيل المثال، الخسائر المالية، والأضرار التي تلحق
بالسمعة، والاضطرابات التشغيلية).
- تحديد وظائف الأعمال الهامة التي قد تتأثر بالأزمة.
- تطوير استراتيجيات التخفيف لتقليل تأثير سيناريوهات الأزمات المختلفة على الأعمال.
المرحلة الرابعة: استراتيجية التغيير
المجتمعي
- تحديد أهداف الاتصال الرئيسية للاستجابة للأزمة (على سبيل المثال، الحفاظ على ثقة الجمهور، وتقليل الضرر الذي يلحق بالسمعة، وتوفير معلومات دقيقة).
- إرساء مبادئ الرسائل الأساسية لتوجيه الاتصالات أثناء الأزمات (على سبيل المثال، الشفافية، والتعاطف، والمساءلة).
- تحديد الجمهور المستهدف للتواصل في حالات الأزمات (على سبيل المثال، الموظفين، والعملاء، ووسائل الإعلام، والمستثمرين).
المرحلة 5: تطوير خطة CC
- وضع خطة شاملة للتواصل في حالات الأزمات تتضمن إجراءات محددة استجابة لسيناريوهات مختلفة.
- تتضمن بروتوكولات لـ:
- جمع المعلومات والتحقق منها.
- قنوات الاتصال الداخلية والخارجية (على سبيل المثال، البيانات الصحفية، ووسائل التواصل الاجتماعي، وإحاطات الموظفين).
- إستراتيجية العلاقات الإعلامية.
- اختيار المتحدث الرسمي وتدريبه.
- إنشاء سلسلة القيادة والاتصالات في حالات الأزمات وعملية صنع القرار.
المرحلة 6: اختبار CC وممارسته
- إجراء تمارين مكتبية لمحاكاة سيناريوهات الأزمات واختبار فعالية خطة الاتصال في حالات الأزمات.
- تحديد مجالات التحسين وصقل الخطة وفقًا لذلك.
- تدريب أعضاء فريق الاتصال في حالات الأزمات على أدوارهم ومسؤولياتهم.
المرحلة 7: إدارة البرنامج
- إعداد برنامج للحفاظ على خطة الاتصال في حالات الأزمات وتحديثها بشكل مستمر.
- مراقبة المشهد الإعلامي وتحديد التهديدات الناشئة.
- إجراء مراجعات وتعديلات دورية لخطة الاتصال في حالات الأزمات لضمان استمراريتها.
يوفر هذا المخطط الإطار اللازم لتطوير خطة اتصال فعّالة وقوية في حالات الأزمات. تذكر أن تتكيف هذه الخطة مع احتياجات مؤسستك المحددة وسيناريوهات الأزمات.
تلخيص ...
في عالمنا السريع الخطى اليوم، لم تعد خطة الاتصال في الأزمات المحددة جيدًا مجرد رفاهية بل ضرورة. من خلال استخدام "منهجية تخطيط الاتصال في الأزمات السبع"، يمكنك تحويل مؤسستك من رد الفعل إلى المبادرة، مما يضمن استعدادك لمواجهة أي عاصفة والخروج منها أقوى.
| Crisis Communication Planning Methodology |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
مزيد من المعلومات حول CC-5000 [CC-5] أو CC-300 [CC-3]
|
|
دورة CC-300 Crisis Communication Implementer [CC-3] ودورة CC-5 أو CC-5000 Crisis Communication Expert Implementer [CC-5] |
|
|
|
|
|
|
|
|
إذا كان لديك أي أسئلة، انقر هنا للتواصل معنا.
|
|
|
|
|