بناء مؤسسة CC
قد تضرب الأزمة أي منظمة في أي وقت. وعندما يحدث ذلك، فإن التواصل الواضح وفي الوقت المناسب يشكل ضرورة أساسية لتقليل الأضرار وحماية سمعتك. ومع ذلك، فإن التواصل الفعال في الأزمات لا يحدث بالصدفة. بل يتطلب التخطيط والإعداد الدقيقين - وهي عملية تبدأ بأساس قوي لإدارة المشروع.
ما هي إدارة المشاريع في الاتصالات في حالات الأزمات؟
ويضمن هذا النهج المنظم عملية تخطيط مركزة وفعالة تشكل الأساس لاستراتيجية قوية للاتصال في حالات الأزمات.
يتناول هذا الفصل المرحلة الأولى الحاسمة من "المراحل السبع لمنهجية تخطيط الاتصالات في حالات الأزمات": إدارة المشروع. هنا، سوف نرشدك خلال وضع الإطار لخطة الاتصالات في حالات الأزمات، وضمان عملية تخطيط سلسة وفعالة.
تحديد نطاق وأهداف مشروع CC الخاص بك
تتمثل الخطوة الأولى في تحديد نطاق وأهداف مشروع التخطيط للاتصالات في حالات الأزمات بوضوح. ما الذي تأمل في تحقيقه من خلال تطوير خطة للاتصالات في حالات الأزمات؟ فيما يلي بعض الاعتبارات الرئيسية:
- الهدف العام: الهدف الشامل هو وضع خطة شاملة للاستجابة الفعالة للأزمات المحتملة.
- الأهداف المحددة: قم بتقسيم الهدف العام إلى أهداف أصغر قابلة للقياس. ومن الأمثلة على ذلك:
- تطوير استراتيجية اتصال تعطي الأولوية للشفافية والثقة.
- تحديد أصحاب المصلحة الرئيسيين واحتياجاتهم الاتصالية أثناء الأزمة.
- إنشاء عملية صنع قرار مباشرة للاستجابة للأزمات.
- مخرجات المشروع: تحديد المخرجات الملموسة للمشروع، مثل خطة الاتصال المكتوبة في حالات الأزمات، ومواد التدريب، وقوالب الاتصال.
بناء فريق CC الخاص بك
إن تجميع فريق متخصص في التواصل أثناء الأزمات أمر بالغ الأهمية لتحقيق النجاح. وسوف يقوم هذا الفريق بتطوير خطة التواصل أثناء الأزمات وتنفيذها وصيانتها . وفيما يلي كيفية بناء فريقك:
- تكوين الفريق: خذ في الاعتبار تضمين ممثلين من أقسام مختلفة مثل العلاقات العامة والتسويق والقانون والموارد البشرية وتكنولوجيا المعلومات.
- الأدوار والمسؤوليات: حدد بوضوح الأدوار والمسؤوليات الفردية لكل عضو في الفريق. وهذا يضمن فهم الجميع للمساهمات المتوقعة منهم وتجنب الارتباك أثناء الأزمات.
- القيادة: تعيين قائد فريق مسؤول عن الإشراف على عملية التخطيط، وتسهيل الاجتماعات، والالتزام بالمواعيد النهائية.
إنشاء جدول زمني لمشروع CC
يتطلب وضع خطة اتصال في حالة الأزمات الوقت والتفاني. قم بإنشاء جدول زمني واقعي للمشروع يتضمن معالم رئيسية ومواعيد نهائية. ضع في اعتبارك عوامل مثل:
- تعقيد الأزمات المحتملة: قد تتطلب السيناريوهات الأكثر تعقيدًا وقتًا إضافيًا للتخطيط.
- توفر أعضاء الفريق: قم بتنسيق الجدول الزمني مع جداول أعضاء الفريق لتجنب الاختناقات.
- تخصيص الموارد: التأكد من تخصيص الموارد الكافية لإكمال المشروع ضمن الإطار الزمني المحدد.
تخصيص الموارد
تتطلب الإدارة الفعّالة للمشروع تخصيص الموارد بشكل مناسب. ويشمل ذلك:
- الميزانية: تحديد الميزانية المخصصة لتخطيط الاتصالات في حالات الأزمات، بما في ذلك تكاليف تدريب الفريق، والبرامج، والمستشارين الخارجيين (إذا لزم الأمر).
- التكنولوجيا والأدوات: حدد أي تكنولوجيا أو أدوات مطلوبة لعملية التخطيط، مثل منصات الاتصال أو برامج إدارة المشاريع.
يمكن أن تؤدي هذه الخطوات إلى إرساء أساس متين لإدارة المشروعات لخطة الاتصال في حالات الأزمات. وهذا يضمن عملية تخطيط مركزة وفعالة وتعاونية تمهد الطريق للاستجابة الشاملة والفعّالة لأي أزمة قد تواجهها مؤسستك.
تلخيص ...
إن خطة إدارة المشروع المحددة جيدًا هي حجر الزاوية في استراتيجية الاتصال في حالات الأزمات. وقد زودك هذا الفصل بالأدوات اللازمة لتحديد نطاق واضح للمشروع، وتجميع فريق مخصص بأدوار محددة، وإنشاء جدول زمني واقعي بالموارد المخصصة. ومن خلال اتخاذ هذه الخطوات، ضمنت عملية تخطيط مركزة وفعالة.
الآن، يمكنك المضي قدمًا بثقة، مع العلم أن الأساس قد تم وضعه لخطة شاملة للاتصالات في حالات الأزمات. سيرشدك الفصل التالي، المرحلة 2: تقييم مخاطر سيناريو الاتصال في حالات الأزمات، خلال تحديد التهديدات المحتملة وإعطائها الأولوية بناءً على احتمالية حدوثها وتأثيرها المحتمل على مؤسستك.
وستتناول المرحلة التالية المرحلة الثانية: تقييم مخاطر سيناريو الاتصال في حالة الأزمات.