[CC] [PM][P6]الاختبار والتمرين - شحذ سيفك

يساعد هذا على تحديد نقاط الضعف، وتحسين استراتيجيات الاتصال، وبناء تماسك الفريق.

توجد طرق اختبار مختلفة، بدءًا من التمارين المكتبية (المناقشات المحاكاة) إلى التمارين الكاملة التي تحاكي الأزمات الحقيقية. يضمن الاختبار المنتظم من خلال جلسات الإحاطة أن خطتك تظل فعالة وأن فريقك مستعد لتنفيذها أثناء الأزمة الحقيقية.

لماذا يعد اختبار الاتصالات في أوقات الأزمات وممارستها أمرا مهما؟

يمكن أن تكون الأزمة موقفًا مرهقًا وفوضويًا. يساعد اختبار خطة الاتصال في الأزمات في بيئة خاضعة للرقابة على تحديد نقاط الضعف المحتملة والمجالات التي تحتاج إلى تحسين قبل وقوع أزمة حقيقية. فيما يلي بعض الفوائد الرئيسية لاختبار خطتك وممارستها:

• تحديد الفجوات والنقاط الضعيفة: إن محاكاة سيناريو الأزمة قد تكشف عن فجوات في خطتك، أو بروتوكولات اتصال غير واضحة، أو قيود الموارد.
• تحسين استراتيجيات الاتصال.  يتيح لك الاختبار تحسين استراتيجيات الاتصال الخاصة بك في سيناريوهات مختلفة وجماهير مستهدفة مختلفة.
• بناء تماسك الفريق:  إن تنفيذ خطتك معًا يعزز التواصل والتعاون داخل فريق الاتصال في حالات الأزمات.
• تحديد احتياجات التدريب. يمكن أن تساعد عملية الاختبار في تحديد المجالات التي يحتاج فيها فريقك إلى تدريب إضافي لتنفيذ الخطة بشكل فعال.
• تعزيز الثقة.  إن التعامل بنجاح مع سيناريو أزمة محاكى يمكن أن يعزز ثقة فريقك واستعداده لحدث حقيقي.

أنواع اختبارات وتمارين الاتصال في الأزمات

هناك طرق مختلفة لاختبار خطة الاتصال في حالات الأزمات وممارستها. وفيما يلي بعض الأساليب الشائعة:

• تمارين الطاولة. تتضمن هذه التمارين محاكاة سيناريو أزمة في غرفة اجتماعات.  بناءً على السيناريو، يناقش أعضاء الفريق أدوارهم ومسؤولياتهم وإجراءات الاتصال الخاصة بهم .
• التمارين الوظيفية: تتضمن هذه التمارين اختبار مكونات محددة من الخطة، مثل تفعيل نظام الإخطار في حالات الطوارئ أو ممارسة المقابلات الإعلامية.
• تمارين شاملة:  تحاكي هذه التمارين الشاملة أزمة حقيقية في العالم الحقيقي قدر الإمكان. وهي تشمل جميع الفرق والأقسام ذات الصلة، وتحاكي الفوضى والضغوط التي تصاحب الحدث الفعلي.

يعتمد نوع الاختبار الذي تختاره على الموارد المتاحة، وتعقيد خطتك، ومستوى التفاصيل المطلوب.

تطوير برنامج الاختبار والتمرين

لضمان الاستعداد المستمر، قم بإنشاء برنامج اختبار وتدريب منتظم. إليك الطريقة:

• قم بجدولة الاختبارات الدورية. خطط لاختبار خطة الاتصال في حالات الأزمات سنويًا على الأقل أو بشكل متكرر إذا كانت مؤسستك عرضة لسيناريوهات أزمات محددة.
• تنويع السيناريوهات.  لا تقتصر الاختبارات على التهديدات الأكثر احتمالاً. قم بتضمين مجموعة متنوعة من سيناريوهات الأزمات لضمان استعداد فريقك للأحداث غير المتوقعة.
• إجراء جلسة إحاطة وتنقيح.  بعد كل اختبار أو تمرين، قم بإجراء جلسة إحاطة شاملة. حدد مجالات التحسين، وقم بتنقيح خطتك وفقًا لذلك، وقم بتوثيق الدروس المستفادة.
• التكامل مع التدريب.  استخدم نتائج الاختبار لإعلام برنامج تدريب فريق الاتصال في حالات الأزمات. عالج أي فجوات في المهارات أو أوجه قصور في المعرفة تم تحديدها أثناء الاختبار.

إن اختبار خطة الاتصال في حالات الأزمات بشكل منتظم وممارستها يمكن أن يحولها من وثيقة نظرية إلى أداة عملية للتعامل مع أي أزمة. وقد أكد هذا الفصل على أهمية الاختبار لتحديد نقاط الضعف، وصقل استراتيجيات الاتصال، وبناء تماسك الفريق. ومع وجود خطة تم اختبارها جيدًا وفريق واثق ومدرب جيدًا، ستكون مؤسستك مستعدة بشكل أفضل لتجاوز أي عاصفة والخروج منها أقوى.

إن خطة الاتصال في الأزمات المصممة جيدًا لا قيمة لها إلا بقدر فعاليتها تحت الضغط. يركز هذا الفصل، الذي يركز على المرحلة 6: اختبار الاتصال في الأزمات وممارسته،  على أهمية اختبار خطتك وتدريب فريقك على السيناريوهات الواقعية.

من خلال محاكاة الأزمات من خلال طرق الاختبار المختلفة، يمكنك تحديد نقاط الضعف المحتملة، وتحسين استراتيجيات الاتصال، وبناء تماسك الفريق. كما يساعد الاختبار في تحديد المجالات التي يتطلب فيها فريقك تدريبًا إضافيًا،  مما يعزز ثقتهم واستعدادهم لأزمة حقيقية.

بفضل خطة تم اختبارها جيدًا وفريق واثق ومدرب جيدًا، تصبح مؤسستك مجهزة بشكل أفضل لتجاوز أي عاصفة. ومع ذلك، فإن الاتصال في حالات الأزمات هو عملية مستمرة. يستكشف الفصل التالي، المرحلة 7: إدارة برنامج الاتصال في حالات الأزمات، أهمية تحديث خطتك وضمان فعاليتها المستمرة من خلال المراجعة والتحديثات المنتظمة.